Как отправить документ на согласование#

Согласовать документ можно непосредственно в Системе с помощью электронного согласования. Ответственный за подготовку документа специалист (исполнитель) запускает согласование из карточки документа.

Новое согласование#

Чтобы начать согласование:

[1] Нажмите кнопку Согласования.

[2] В открывшейся карточке «Согласования документа» нажмите кнопку Новое согласование.

[3] Откроется карточка нового согласования.

В карточке документа в поле [Статус документа] значение автоматически изменится на «На согласовании».

Примечание

Автоматическая смена статуса по умолчанию происходит для документов: Проект планировки территории, Проект межевания территории, Правила землепользования и застройки, Разрешение на отклонение от предельных параметров разрешенного строительства, Разрешение на условно разрешенный вид использования.
Чтобы настроить такую функцию для других документов, обратитесь к администратору Системы.
При согласовании других типов документов в карточке в поле [Статус документа] необходимо самостоятельно изменить значение на «На согласовании».

Прикрепить документ для согласования#

В первую очередь, добавьте документ или несколько документов, которые нужно согласовать. Сделать это можно следующими способами:

Нажмите кнопку Загрузить и добавьте нужный файл с компьютера. Размер файла не должен быть больше 400 Мб.
Нажмите кнопку Сформировать и выберите отчет. Отчет сформируется в файл, который автоматически добавится в согласование. Сформировать файл можно только если в карточке документа для этого есть шаблон.

Загруженные документы автоматически преобразуются в формат .pdf.

Если этого не произошло или данная опция у вас не настроена, то нажмите кнопку Преобразовать docx, odt в pdf.

Загруженные файлы одного формата можно преобразовать в единый файл .pdf кнопкой Сформировать единый pdf. Чтобы согласовать такой документ, сначала нужно его скачать на компьютер, и снова загрузить в окне «Новое согласование».

Процесс преобразования отменить невозможно. Можно только удалить файл pdf и прикрепить его заново в формате .docx, odt.

Настроить параметры согласования#

Новое согласование необходимо настроить.

Подсказка

Также можно выбрать готовый шаблон для согласования и не настраивать параметры вручную. (См. Как выбрать готовый шаблон для согласования)

В окне нового согласования можно:

Установить срок согласования. В поле [Длительность согласования (в днях)] вручную введите срок для согласования.

Разрешить выход из согласования. При настройке можно предусмотреть возможность выхода из согласования. Если это необходимо, то в поле [Разрешен выход из согласования] установите флажок.

Установить обязательность электронной подписи. Для лиц, которые визируют или утверждают документ можно настроить обязательное использование электронной подписи.

Чтобы это сделать, установите соответствующие флажки в поле [Обязательно использовать ЭП].

Настроить маршрут согласования#

В таблице «Согласующие» настройте, в каком порядке и как будет проходить согласование.

Чтобы добавить согласующее лицо, нажмите «Добавить» и настройте для него следующие значения:

Согласующее лицо - выберите ФИО согласующего лица или согласующую организацию.

Примечание

Если в списке отсутствует нужный специалист, значит для него не установлены соответствующие настройки. Чтобы предоставить право согласования обратитесь к администратору Системы.

Порядок - щелкните левой кнопкой мыши и введите номер согласующего в очереди.

Если согласование для некоторых специалистов не зависит друг от друга, и вы хотите, чтобы согласование шло параллельно, то установите для согласующих одинаковые порядковые номера.

Является подписантом - установите флажок, если согласующее лицо утверждает документ. Подписантами могут быть назначены несколько лиц. Это возможно, если данная настройка указана в настройках проекта. Обратитесь к администратору Системы, чтобы подключить возможность.

Перед фамилией каждого согласующего лица можно увидеть иконку, которая соответствует роли лица в согласовании. Если согласующее лицо является подписантом (в столбце «Является подписантом» проставлена метка), то цвет иконки сменится с оранжевого на красный.

Доверенное лицо - выберите из списка доверенное лицо (при необходимости).

Подсказка

Для удобства можно сохранить настройки согласования и использовать их для согласования документов этого же типа. (См. Как сохранить настройки согласования)

Запустить согласование#

Проверьте правильность настройки согласования и прикреплен ли документ. Нажмите кнопку Запустить согласование.

Будет создано новое согласование со статусом «Открыто» и запустится первый круг cогласования.

Важно

Если для проекта документа уже было запущено согласование, то перед запуском нового согласования прошлое автоматически остановится. В появившемся окне вам потребуется указать причину остановки.